了解情況，心中有數，這是做好會務工作的基本條件。如果對會務工作的對象不了解或不十分了解，對會務工作的任務不明確，那就根本談不上做好會務工作，所以，作為會務工作人員，在具體操作之前，要全面了解會務工作的對象，在此基礎上，明確會務工作的具體任務，包括種類、數量、質量和時限要求等。主要有：

一是要了解會議的類別和名稱。是代表大會會議還是常委會會議，是主席團會議還是委員長會議、主任會議，是代表團會議還是分組會議等。因為，不同的會議，其與會人員、會議內容、會議程序等都不相同，會務工作的內容也是不同的。

二是要了解與會人員。包括出席人員和列席人員姓名、身份、人數等。以便準備會議文件的種類、內容、數量；安排出席人員和列席人員的座次等等。

三是要了解會議的議題和議程。以便準備會議文件，通知相關人員，擺放出席和列席人員座次牌，切換會議場所等。

四是要了解會議的程序。以便為會議審議議題服務。如關于會議選舉事項，會務工作人員就應當事先了解確定選舉辦法、明確參選人員、醞釀候選人、制作和分發選票、投票、計票、公布選舉結果等選舉程序，以便做好擬定選舉辦法草案、準備候選人名單、制作選票、擺放票箱等準備工作。

五是要了解會議的時間。以便各項會務準備工作及時完成，保證會議順利召開。

六是要了解會議的地點。以便做好會前會場的布置和會議物品的擺放等工作。

（責編：江文娟）